Как оформлять распечатанные из программы бухгалтерские документы?
Здравствуйте уважаемы профи!
Вопрос один, но состоит из микро-вопросиков, поэтому прошу Модераторов не удалять их дабы не засорять ими Форум .
По прошествии месяца распечатываю документы.
1) Кассовую книгу - 2 экз. Первый прошила, хвостики запечатала под квадратик бумаги. на последнем листе - кол-во листов и подписи и печать.
Второй - отчет кассира. Там к каждому листу - ПКО, РКО, а к ним - Платежную ведомость, Отчет кассира-операциониста с Z -отчетом, квитанции о приеме наличных в банк, заявление о получении денег под отчет, Авансовые отчеты с чеками; была Безвозмездная помощь учредителя - подшила Соглашение и Акт приема-передачи денег - в общем, в зависимости, что за хоз. операция такие и документы. Тоже прошила и заклеила хвостики.
2) Банк. За каждый день - выписку, а к ней все, что в ней прописано. Счета - и выставленные, и полученные - к соответствующим платежкам. Тоже все прошила и хвостики заклеила.
3) Акты сверки взаимозачетов - в отдельной папочке.
4) Поставщики: на каждого папочка с их договором, счетами (оригиналы), ТТН, Актами выполненных работ.
5) Покупатели: договор и к нему степлером бух. справки на выдачу и возврат а/м; чек ККМ или терминальный.
6) Главную книгу, ОСВ за месяц и ОСВ по каждому счету, анализ счета, карточка счета, справка "Финансовые результаты" (бух. учет), справка-расчет "Списание косвенных расходов". А так же все бухгалтерские справки по операциям, введенным в ручную. Тоже все прошила и хвостики заклеила. Так по каждому месяцу.
7) По Основным средствам: на каждый а/м - папочка. В ней Приказ о вводе в эксплуатацию, форма ОС-1, копия паспорта ТС, копия ОСАГО и КАСКО, документы поставщиков.
8) Отчеты - через Аргос, но я их все распечатала с актами приемки в соответствующие инстанции - пусть будут.
Вопрос: Правильно ли я сделала? Если есть замечания, пожалуйста, подскажите, что нужно исправить.
Благодарю всех ответивших!
Вопрос один, но состоит из микро-вопросиков, поэтому прошу Модераторов не удалять их дабы не засорять ими Форум .
По прошествии месяца распечатываю документы.
1) Кассовую книгу - 2 экз. Первый прошила, хвостики запечатала под квадратик бумаги. на последнем листе - кол-во листов и подписи и печать.
Второй - отчет кассира. Там к каждому листу - ПКО, РКО, а к ним - Платежную ведомость, Отчет кассира-операциониста с Z -отчетом, квитанции о приеме наличных в банк, заявление о получении денег под отчет, Авансовые отчеты с чеками; была Безвозмездная помощь учредителя - подшила Соглашение и Акт приема-передачи денег - в общем, в зависимости, что за хоз. операция такие и документы. Тоже прошила и заклеила хвостики.
2) Банк. За каждый день - выписку, а к ней все, что в ней прописано. Счета - и выставленные, и полученные - к соответствующим платежкам. Тоже все прошила и хвостики заклеила.
3) Акты сверки взаимозачетов - в отдельной папочке.
4) Поставщики: на каждого папочка с их договором, счетами (оригиналы), ТТН, Актами выполненных работ.
5) Покупатели: договор и к нему степлером бух. справки на выдачу и возврат а/м; чек ККМ или терминальный.
6) Главную книгу, ОСВ за месяц и ОСВ по каждому счету, анализ счета, карточка счета, справка "Финансовые результаты" (бух. учет), справка-расчет "Списание косвенных расходов". А так же все бухгалтерские справки по операциям, введенным в ручную. Тоже все прошила и хвостики заклеила. Так по каждому месяцу.
7) По Основным средствам: на каждый а/м - папочка. В ней Приказ о вводе в эксплуатацию, форма ОС-1, копия паспорта ТС, копия ОСАГО и КАСКО, документы поставщиков.
8) Отчеты - через Аргос, но я их все распечатала с актами приемки в соответствующие инстанции - пусть будут.
Вопрос: Правильно ли я сделала? Если есть замечания, пожалуйста, подскажите, что нужно исправить.
Благодарю всех ответивших!
Comments
-
Добрый день.
Если для Вас удобно группировать документы именно так, значит так и правильно. Мне было удобнее хранить в отдельной папке все договоры с поставщиками, в отдельной - с покупателями (те и другие - в алфавитном порядке). В отдельной папке хранила счета на оплату (в хронологическом порядке по дате оплаты; подписывала её и номер п/п карандашом в правом верхнем углу счета), в отдельной папке документы от поставщиков на товар, в отдельной - накладные на отгрузку. Для учета материалов тоже была заведена отдельная папка. И для авансовых отчетов. Ну и так далее. Мне было удобно (а оттого и правильно) группировать документы именно так. И я никогда не сшивала первичку ежемесячно (и даже ежеквартально). Потому что не раз еще понадобится скопировать какой-то документ (а делать это из сшивки крайне неудобно), да и припозднившихся в пути оригиналов тоже, к сожалению, случалось немало; приходилось позже заменять ими сканы, полученные по эл. почте. Но вполне возможно, что у вас таких проблем не бывает в принципе.
Никаких единых требований нет; главное, чтобы была обеспечена 100%-я сохранность, а также максимально быстрый при необходимости поиск нужного документа. -
Добрый день!
Согласна с Александрой.
У вас много лишней работы проделано...
Кассу вообще как книгу оформляю только за год. Но у меня в месяц не более 7-8 отчетов. Может быть у вас их много? Тогда ваш вариант предпочтительнее.
Банк вообще не распечатываю, никто в бумажный вариант не заглядывает уже более 5-6 лет, всё есть в 1с.
Счета на оплату (от поставщиков) сшиваю в отдельном регистраторе (папке) в порядке нумерации платежных поручений, на каждом счете отметка об оплате: №, дата, сумма.
Договоры все хранятся в папке "Договоры", регистрируются по мере появления в сверху приложенном бумажном файле. По смыслу и назначению я их не делю.
Все приходные документы (накладные, акты, счет-фактуры) в отдельной папке-регистраторе, пронумерованы по номерам, занесенным в 1С. Ежемесячно делаю реестр приходных документов и сверху подшиваю, ежеквартально добавляю Книгу Покупок.
Все документы по реализации (отгрузке) подшиваю в хронологическом порядке, и также оформляю реестром. По окончании квартала сюда же подшиваю Книгу Продаж.
Свои папки -регистраторы для Основных средств, Бухгалтерских справок, Приказов, Лизинга, Списание материалов и т.д..
В папку "Отчеты" к собственно отчетам с распечатанными подтверждениями обязательно прикладываю всю аналитику, из которой этот отчет сложился. То есть, если это Декларация по НДС, то к ней вся раскладка: Анализы счетов 90.1, 90.3, 68.2, 51, 19, 76, 60, 62. Если, на мой взгляд, детализации мало, то еще и карточки счетов, там где мало. Честно говоря, подглядела, и теперь сама так делаю: при каждом большом отчете (НДС, прибыль) у меня приложена рукописная шпаргалка (реализация/доход - расход /из каких счетов сложился/=результат). Отдельно, сверху файл "Годовой отчет", в нем вся аналитика, поэтому, из опыта, не распечатываю Главную книгу, ОСВ по счетам. Вся необходимая информация приложена к отчетам.
Все документы я сшиваю и архивирую по истечении года- двух. Так как в случае необходимости скопировать (для налоговой, например) сшитый архив использовать невозможно, Александра совершенно права.
Конечно, самое главное, чтобы вам и всем пользователям бухгалтерской информации (руководителю, например) было удобно пользоваться, легко было найти любой документ. -
Александра Кривошеева, здравствуйте!
Ваша консультация как всегда, все подробна, понятна и логична. И - самое главное - оказывается, все-таки нет единых требований, и мой, удобный для меня вариант "имеет право на жизнь".
Поставщики и покупатели "живут" как и у Вас - в алфавитном порядке по разным папочкам. Как Вы правильно подумали, многих проблем у меня в принципе нет - у меня ведь однотипные услуги. А вот счета теперь буду хранить по Вашему совету - отдельно и с № п/п. Как я сама не додумалась, что так можно и счета все под рукой иметь, и п/п сразу найти?!
Спасибо!💐 -
Авуар, здравствуйте!
Спасибо за такой подробный ответ! 💐У меня и близко нет такого объема и разнообразия, как у Вас, иначе пришлось бы приглашать профессионала. А при моих однотипных услугах да с такой мощной поддержкой со стороны Бухонлайна, думаю, справлюсь😀!Цитата: Кассу вообще как книгу оформляю только за год. Но у меня в месяц не более 7-8 отчетов. Может быть у вас их много? Тогда ваш вариант предпочтительнее.Да, Касса у меня "толстенькая", 50-60 листов - обязательно: почти каждый день Z-отчет, сдача выручки в банк (раз в 3-4 дня), + Авансовые Отчеты (Автосервис так оплачиваем) + и т.д.... Поэтому и сшиваю - на живую нитку - каждый месяц, чтобы не потерять.Цитата: Банк вообще не распечатываю, никто в бумажный вариант не заглядывает уже более 5-6 лет, всё есть в 1с.Вот это меня очень порадовало! Теперь буду только выписки печатать, чтобы эквайринг и покупателей безнальных отслеживать (почти каждый день).Цитата: В папку "Отчеты" к собственно отчетам с распечатанными подтверждениями обязательно прикладываю всю аналитику, из которой этот отчет сложился.И вот это тоже возьму на вооружение! Очень информативно и логично.Цитата: Отдельно, сверху файл "Годовой отчет", в нем вся аналитика, поэтому, из опыта, не распечатываю Главную книгу, ОСВ по счетам. Вся необходимая информация приложена к отчетам.А вот это не поняла. Годовой отчет - это Баланс или что-то другое?
Все микро-вопросики получили свои ответы, кроме: Так надо или нет распечатывать каждый месяц карточки счетов и все прочее, как я делаю? Т.е., в моем понимании это - как результат проделанной работы, некая черта. Посмотрел - все понятно(даже мне): для чего, кем, когда совершена данная хоз. операция.
Авуар, поставьте последнюю точку, ответьте на этот микро-вопросик.
С уважением 💐! -
Цитата: А вот это не поняла. Годовой отчет - это Баланс или что-то другое?Все микро-вопросики получили свои ответы, кроме: Так надо или нет распечатывать каждый месяц карточки счетов и все прочее, как я делаю? Т.е., в моем понимании это - как результат проделанной работы, некая черта. Посмотрел - все понятно(даже мне): для чего, кем, когда совершена данная хоз. операция.Авуар, поставьте последнюю точку, ответьте на этот микро-вопросик.У меня Годовой отчет (подсмотрела как-то у хорошего аудитора🤫) - это все, что мне потребовалось для составления годового отчета: баланс + прибыль. А именно: приказы (на инвентаризацию ТМЦ, дебиторов и кредиторов), распоряжения руководителя об отражении результатов проведенной инвентаризации, ОСВ общая и ОСВ разрезе счетов. Обязательно готовлю общую финансовую справку за год, руководство уже её ждет каждый год. Т.е. завершаю год так, чтобы пользователям было на самом деле понятно, как мы сработали за год.
А о распечатывании карточек и другой аналитики... Я считаю это совершенно бессмысленным. В моей деятельности этого не нужно. Может вам они нужны, так распечатывайте на здоровье.
Вся оперативная информация - в 1С. -
Авуар, спасибо за ответы! Узнала столько нового ! Правда, появилось еще больше вопросов... Что ж, буду учиться дальше.
-
Александра Кривошеева, здравствуйте.
Спасибо за ссылки, прочитала, вопросов, правда, появилось еще больше...
Очень порадовала статья "Налоговые регистры: инструкция по применению", - кроме регистра по НДФЛ, мне, оказывается, других и не нужно.(Распечатала его). А КДиР, как я понимаю, "регистр налогового учета" по моим 6%.Цитата: Подпунктом 1 п. 1 ст. 31 Кодекса предусмотрено право налоговых органов истребовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах у налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента документы, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.А, поскольку, мне трудно представить что-то более информативное и - самое главное- компактное ,как у Авуар, чем карточки, ОСВ и т.д., буду и дальше "собирать макулатуру", но уже в варианте, оптимизированном нашим диалогом.
Еще раз спасибо за помощь💐! -
Цитата: Очень порадовала статья "Налоговые регистры: инструкция по применению", - кроме регистра по НДФЛ, мне, оказывается, других и не нужно.А как же регистр по страховым взносам? Он теперь тоже стал по-настоящему налоговым.
http://xn-------43dbkddbsrqnaabibwbr3acxietjb3cqwhet48a.ru.nds.monster/index.php?id=542161 -
Александра Кривошеева, доброе утро!
Конечно, спасибо за напоминание. 💐
Александра, пользуясь случаем хочу поблагодарить Вас за форму Декларации по НДС для налоговых агентов (я теперь еще и по НДС агент с этого года, а знала только расшифровку аббревиатуры). Нашла Вашу ссылку в одной теме и как по трафарету, заполнила декларацию. В апреле отнесу в налоговую.
Примите самые теплые слова благодарности за Вашу работу💐! -
Цитата: Нашла Вашу ссылку в одной теме и как по трафарету, заполнила декларацию.Ой, не знаю, о какой конкретно ссылке идет речь, но тоже очень настоятельно рекомендую, прежде чем нести декларацию в ИФНС, изучить изменения последних лет в законодательстве по этому налогу.
Впрочем, мы уже далеко отклонились от темы этого обсуждения и развивать здесь вопрос отчетности по НДС точно не будем.
Если по хранению и архивированию документов и регистров вопросов и уточнений больше нет, тему я закрываю. Во избежание дальнейших нарушений правил форума.
